Ưu Và Nhược Điểm Của Các Phần Mềm Quản Lý Dự Án

Ngày nay, khi công nghệ phát triển mạnh mẽ, ngày càng nhiều công ty đang tận dụng những giải pháp quản lý dự án trong quá trình vận hành kinh doanh của mình, từ lập kế hoạch, lên lịch cho tới phân bổ tài nguyên và theo dõi tiến trình công việc. Nó cho phép các project manager (nhà quản lý dự án), đội ngũ, cùng những bên liên quan kiểm soát ngân sách, quản lý chất lượng hoặc các công việc hành chính. Tuy nhiên, cũng giống như nhiều giải pháp khác, các công cụ này cũng tồn tại những ưu nhược điểm nhất định. Trước khi quyết định chuyển hướng từ quản lý dự án theo cách thủ công, các nhà quản lý cần phải xác định những đặc điểm đó để có thể quản lý công việc hiệu quả.

Ưu điểm của các phần mềm quản lý dự án

Ưu điểm của việc sử dụng các phần mềm quản lý dự án là vô tận. Nó là một trong những công cụ cực kỳ hữu ích mang lại cho công ty lợi thế cạnh tranh cùng cơ hội trở nên nổi bật hơn so với các đối thủ của mình. 

• Nền tảng all-in-one: phần mềm quản lý dự án là một nền tảng all-in-one (tất cả trong một), ở đó các đội ngũ có thể lên kế hoạch cho dự án, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến trình công việc, quản lý thời gian, phân bổ tài nguyên, giao tiếp & hợp tác, và lưu trữ tài liệu, v..v. Các công ty cần phải nhất quán và theo dõi mọi khía cạnh của dự án trên một nền tảng duy nhất.
• Toàn cảnh: Một trong những lợi thế lớn nhất của những giải pháp quản lý dự án nằm ở khả năng theo dõi và kiểm soát dự án từ quá trình lên kế hoạch cho tới giai đoạn kết thúc. Biết được phần thực hiện của mình có khớp với tổng thể kế hoạch hay không, hay liệu dự án có khớp với chiến lược công ty đề ra ban đầu hay không sẽ góp phần thúc đẩy mọi người hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và hiệu quả hơn, thậm chí còn có thể ngăn chặn tình trạng vượt ngoài phạm vi dự án (scope creep). Các bên liên quan nếu có quyền truy cập vào hệ thống cũng có thể đánh giá tiến trình dự án theo thời gian thực, nhằm tránh được những xung đột hay thông tin sai lệch sau này.
• Khả năng dự báo: những phần mềm này không chỉ giúp xác định rủi ro mà còn có thể đưa ra dự đoán và cách giải quyết cho các nguy cơ có thể xảy ra. Khi các dự án gần như hoặc thực sự vượt quá ngân sách và/hoặc thời hạn, hầu hết các công cụ sẽ cảnh báo cho công ty về các rủi ro, và giúp tối ưu hóa quá trình ra quyết định bằng cách đề xuất cách giải quyết để công ty có thể nhanh chóng sửa sai trước khi quá muộn.
• Tăng cường hợp tác và trao đổi: những công cụ này tạo điều kiện trao đổi và hợp tác về các vấn đề liên quan tới nhiệm vụ và dự án trong nội bộ công ty. Các cá nhân có thể sử dụng công cụ giao tiếp tích hợp trong phần mềm để hợp tác xử lý vấn đề với những project manager cũng như các thành viên trong team trong thời gian thực. Tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể nhanh chóng truy cập vào ứng dụng, được cập nhật và nhanh chóng đối phó khi có vấn đề phát sinh. 

Thêm vào đó, các project manager và các đội ngũ cũng không phải là những người duy nhất được lợi từ những giải pháp này. Chúng cũng cho phép các team dễ dàng trao đổi với khách hàng và các bên liên quan. Phía khách hàng có thể truy cập vào hệ thống và theo dõi tiến triển và dữ liệu của dự án. Bằng cách này, khách hàng sẽ cung cấp phản hồi trực tiếp, chỉnh sửa, và kiểm tra tiến trình trên cùng một nền tảng.

• Trực quan và thông minh: tương tự những giải pháp công nghệ khác, phần mềm kỹ thuật số này được tạo ra để đơn giản hóa quá trình vận hành kinh doanh. Chúng phù hợp với tất cả mọi người, đặc biệt là lực lượng lao động am hiểu công nghệ, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa năng suất và hiệu suất làm việc. 

Nhược điểm của các phần mềm quản lý dự án

Đúng là những giải pháp quản lý này rất hiệu quả, tuy nhiên còn có những khía cạnh khác cần phải xem xét, tùy thuộc vào nhu cầu và ưu tiên của công ty.

• Đầu tư tốn kém: nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn khá do dự trong việc áp dụng các công cụ quản lý dự án chất lượng vào quá trình hoạt động do chúng quá tốn kém. Nghiên cứu về các phần mềm quản lý phổ biến trên thị trường hiện nay cho thấy công cụ nào cũng đều mang những hạn chế nhất định. Vì vậy, dù chúng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích nhưng nhiều khi các giải pháp đó đều được đặt theo yêu cầu hoặc được thực hiện bằng cách mua gộp nhiều chương trình hoặc gói phần mềm khác nhau. Đây là một việc hết sức phức tạp và tốn kém, thậm chí đối với các tổ chức lớn hơn.
• Có thể làm phức tạp các dự án đơn giản: Việc sử dụng các công cụ này trong việc lên kế hoạch và quản lý dự án là điều khá hứa hẹn, tuy nhiên, các dự án đơn giản hơn có lẽ sẽ không cần đến những phần mềm này. Nếu không sử dụng hợp lý, chúng thậm chí còn có thể làm phức tạp hóa vấn đề lên một cách không cần thiết.
  
• Tốc độ học tập: Mặc dù các phần mềm quản lý dự án được tạo ra để giúp các công ty sắp xếp công việc hiệu quả hơn, việc học cách sử dụng nó sao cho nhuần nhuyễn là một quá trình khá mất thời gian. Tuỳ thuộc vào độ phức tạp của từng chương trình, cần cân nhắc kỹ lưỡng tốc độ học tập. Các project manager cần phải học cách sử dụng những tính năng quan trọng nhất của phần mềm và đảm bảo rằng tất cả những thành viên trong team đều hiểu rõ những thành phần liên quan trực tiếp tới nhiệm vụ mà họ phải chịu trách nhiệm.
• Người dùng trở nên quá phụ thuộc vào phần mềm: nhiều người phụ thuộc vào hệ thống đó tới nỗi sẽ quên mất nhiệm vụ được giao nếu không có thông báo nhắc nhở. Thực chất, khá nhiều doanh nhân ưa sử dụng những phương pháp truyền thống hơn các giải pháp kỹ thuật số là bởi chúng làm tăng áp lực và thúc đẩy mọi người, đặc biệt là những ai “nước tới chân mới nhảy”, nhanh chóng hoàn thành công việc.
• Các vấn đề bảo mật: Việc khách hàng cũng như các bên liên quan có quyền truy cập vào hệ thống có thể dẫn tới việc những thông tin bảo mật hay nhạy cảm của công ty bị truyền ra bên ngoài. 

Làm thế nào để đưa ra quyết định hợp lý nhất?

Các phần mềm quản lý dự án nổi tiếng được sử dụng trong nhiều lĩnh vực

Vậy, các công ty có nên chạy theo thời đại kỹ thuật số mà sử dụng các phần mềm này, bất chấp những mối đe dọa và bất lợi tiềm tàng từ chúng hay không? Muốn đưa ra quyết định đúng đắn, các project manager phải cân nhắc ưu tiên của bản thân cũng như yêu cầu từ phía công ty trước khi quyết định mua gói phần mềm nào đó. Hãy xem xét các nền tảng khác nhau và xác định xem chức năng nào bắt buộc phải có để có thể đơn giản hóa quy trình quản lý. Điều này sẽ giúp các project manager tìm ra giải pháp phù hợp với nhu cầu của công ty nhất.

Kết luận

Các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều phải đồng thời quản lý vô vàn dự án, nhiệm vụ và con người. Việc kết hợp một giải pháp phù hợp vào quá trình vận hành nhằm giúp họ lên kế hoạch và triển khai dự án hiệu quả có vẻ là một điều hết sức cần thiết. Tuy nhiên, ở đó cũng chứa đựng nhiều ưu nhược điểm nhất định. Để chắc chắn phần mềm quản lý dự án đó phù hợp với công ty, các project manager cần phải hiểu rõ những nhu cầu được đưa ra và đánh giá xem liệu nó có thể mang lại nhiều lợi ích cho công ty hơn hay không.

——————–

Bạn nghĩ như thế nào về bài viết này? Hãy comment cho chúng tôi biết ý kiến của bạn nhé!

Theo Forecast + Business2Community

PRIMUS – FIRST CLASS JOBS ONLY