Tối Đa Hóa Năng Suất VớI Công Nghệ Điện Toán Đám Mây

Vài năm trở lại đây, phần mềm dịch vụ (software-as-a-service hay SaaS) đã trở thành xu thế mới khi ngày càng nhiều công ty đã mua và sử dụng giải pháp này trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày của mình để trở nên năng suất hơn, nhanh và thông minh hơn. Đối với các công ty vẫn đang xem xét giữa giải pháp cục bộ (On-premises) và SaaS, họ nên cân nhắc sử dụng dịch vụ thích hợp nếu muốn có lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ của mình.

Sự khác biệt giữa On-premises và SaaS

Giải pháp On-premises, một trong những phương pháp phần mềm quen thuộc và truyền thống nhất dành cho doanh nghiệp, được cài đặt, chạy, và duy trì trên máy tính cục bộ – thường thuộc trung tâm dữ liệu của công ty sử dụng công nghệ đó. Nó thường chỉ yêu cầu một bản quyền phần mềm từ nhà cung cấp bên thứ ba, còn việc bảo mật, tính khả dụng, và tổng thể quản lý đều là trách nhiệm của công ty.

Mặt khác, SaaS hay điện toán đám mây được lưu trữ và duy trì bởi nhà cung cấp bên thứ ba và được cung cấp cho khách hàng qua Internet. Thay vì bán bản quyền phần mềm, nhà cung cấp cho phép các tổ chức truy cập vào một bản sao duy nhất của ứng dụng được tạo riêng cho mô hình phân phối SaaS. Những ứng dụng này giúp hỗ trợ các hoạt động kinh doanh cơ bản, bao gồm quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý tài chính, quản lý nhân lực (HRM), v..v.

SaaS là sự lựa chọn thích hợp hơn cho những doanh nghiệp có lượng dữ liệu lớn nhờ khả năng mở rộng dung lượng lưu trữ linh hoạt, On-premises lại phù hợp hơn với những công ty mà quy định tuân thủ an ninh không cho phép lưu trữ bên thứ ba.

Lợi ích của phần mềm điện toán đám mây

Từng chỉ được sử dụng bởi những công ty lớn, giờ đây SaaS đã được áp dụng ở cả những doanh nghiệp cỡ nhỏ và vừa (SMEs) cũng như các công ty khởi nghiệp (startup). Sau đây là bốn lý do hàng đầu vì sao các doanh nghiệp ở mọi quy mô nên chuyển đổi từ hệ thống On-premises sang giải pháp điện toán đám mây.

   1. Chi phí

Trong khi các phần mềm đám mây được trả theo gói đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm mà không mất thêm chi phí đầu tư phần cứng nào ngoại trừ phí hỗ trợ và nâng cấp phần mềm; thì các giải pháp On-premises được trả phí dưới dạng bản quyền phần mềm dựa trên quy mô của tổ chức và số lượng người dùng. Ngoài ra còn có phí định kỳ cho việc hỗ trợ, bảo trì và cập nhật. Do đó, chính chi phí đầu tư thấp đã giúp SaaS được áp dụng rộng rãi, bởi các công ty không còn phải trả một khoản phí ban đầu khổng lồ như trước đây nữa. Tuy nhiên, theo thời gian chi phí cho SaaS sẽ gia tăng và các doanh nghiệp có thể sẽ phải trả nhiều tiền hơn trong suốt vòng đời của hệ thống.

Tổng chi phí sở hữu trong 10 năm cho phần mềm điện toán đám mây đám mây và On-premises (Nguồn: Software Advice)

   2. Cài đặt dễ dàng

Tốc độ, thời gian và cài đặt dễ dàng là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất và năng suất làm việc của một công ty – do vậy, cần cân nhắc lựa chọn giải pháp có thể thỏa mãn những yêu cầu đó. Thông thường, các công ty phải mất ít nhất một năm để lắp đặt giải pháp On-premises. Doanh nghiệp phát triển đồng nghĩa với việc họ có thể sẽ phải mua và cài đặt thêm nhiều phần cứng trong trung tâm dữ liệu, làm mất thêm thời gian, nhân lực và cả tiền bạc. Trong khi đó, phần mềm SaaS mất ít thời gian để triển khai hơn, thường là một vài tháng hoặc dưới 30 ngày tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp của hệ thống. Các công ty có thể triển khai hệ thống điện toán đám mây trên nhiều công ty con hoặc bộ phận mà không cần phải mua và cài đặt cơ sở hạ tầng IT ở nhiều nơi khác nhau.

   3. Thay đổi kích cỡ dung lượng linh hoạt

Để giữ vững cạnh tranh và mang lại hiệu quả làm việc tốt nhất cho khách hàng, các doanh nghiệp nên duy trì tính linh hoạt và khả năng thích ứng, bao gồm cả khả năng thay đổi kích cỡ dung lượng điện toán đám mây. Một giải pháp đám mây như vậy sẽ giúp tiết kiệm chi phí hơn so với lựa chọn On-premises, bởi các công ty sẽ chỉ phải trả tiền cho mức dung lượng mà họ sử dụng ở bất cứ thời điểm nào đó, hay còn được gọi là pay-as-you-go. Nếu như doanh nghiệp đang phát triển đáng kể, họ có thể chọn nâng cấp dung lượng để cải thiện mức lưu trữ và tối đa hóa hiệu suất; nếu không, họ có thể giảm dung lượng hệ thống nhằm hạn chế lãng phí tài nguyên và tiền bạc. Các giải pháp On-premises đòi hỏi công ty phải lập kế hoạch nâng cấp dài hạn và thường không phù hợp với các doanh nghiệp đang phát triển vì đội ngũ nhân viên IT sẽ liên tục phải đối mặt với vấn đề nâng cấp. Khi có nhu cầu nâng cấp dung lượng, công ty cũng cần phải chịu thêm chi phí và thời gian liên quan đến việc nâng cấp.

   4. Bảo trì, hỗ trợ và cập nhật

Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm truyền thống thường phải mất rất nhiều tiền cho việc bảo trì và hỗ trợ. Duy trì một hệ thống On-premises đòi hỏi phải backup (sao lưu) cũng như check-up (kiểm tra) thường xuyên để đảm bảo hệ thống luôn được cập nhật. Nếu có tính năng và chức năng mới, đội ngũ IT nội bộ thậm chí còn phải tự cài đặt bản cập nhật, một công việc cực kỳ tốn thời gian. Đối với các phần mềm điện toán đám mây, các tổ chức không cần cài đặt rồi chạy ứng dụng trên trung tâm dữ liệu của mình và cũng không phải tự quản lý mọi công đoạn nữa, đồng thời loại bỏ chi phí bảo trì, bản quyền và hỗ trợ. Các bản cập nhật sẽ được cài đặt bởi nhà cung cấp, cho phép các đội ngũ và phòng ban nhanh chóng đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt bằng chính những tính năng mới đó. Thêm vào đó, trách nhiệm khôi phục và sao lưu dữ liệu cũng thuộc về phía nhà cung cấp.

Nhược điểm của phần mềm điện toán đám mây

Ngoài những lợi ích đáng kể giúp tăng cường hiệu suất và năng suất làm việc thì các phần mềm điện toán đám mây vẫn mang một số nhược điểm mà doanh nghiệp cần phải xác định trước khi quyết định đầu tư vào hệ thống này.

   1. Kiểm soát và bảo mật

Đây là một trong những nguyên nhân chính giải thích vì sao các phần mềm On-premises vẫn được ưa chuộng hơn ở thời điểm hiện tại, đặc biệt đối với các doanh nghiệp cỡ lớn và cơ quan chính phủ. Khi mà vấn đề về quyền riêng tư ngày một gia tăng, nhu cầu bảo mật các dữ liệu và thông tin nhạy cảm cũng theo đà tăng cao. Nó cho phép các công ty được toàn quyền trực tiếp kiểm soát và bảo mật dữ liệu của mình thay vì lưu trữ chúng trên máy chủ của bên thứ ba giống như SaaS.

   2. Kết nối

Do các phần mềm SaaS được phân phối qua mạng nên nó đòi hỏi công ty phải có kết nối mạng mạnh mẽ và ổn định. Nếu không, họ sẽ không thể truy cập vào hệ thống cũng như dữ liệu của mình. Điều này có thể sẽ làm ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc tổng thể và thậm chí còn gây thiệt hại về kinh tế cho doanh nghiệp.

   3. Chuẩn bị cho việc áp dụng SaaS

Đúng là những giải pháp SaaS có giúp các tổ chức làm việc hiệu quả hơn, nhưng nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng thì họ sẽ khó mà quản lý và tận dụng được đầy đủ giá trị mà nó mang lại. Hãy bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu, mục tiêu cũng như tài chính của tổ chức trước khi thực hiện áp dụng, sau đó đánh giá cả ưu lẫn nhược điểm của SaaS để xét xem kiểu nó có phù hợp với chiến lược tổng thể hay không. Thêm vào đó, các công ty cũng cần phải đào tạo và nâng cao kỹ năng của lực lượng lao động nhằm hướng dẫn họ qua giai đoạn chuyển đổi và giúp họ quen hơn với công nghệ mới.

Kết luận

Với SaaS, các nhà cung cấp dịch vụ sẽ giúp bỏ bớt gánh nặng về chi phí, cài đặt phần mềm và bảo trì, đồng thời cho phép các công ty điều kiện thay đổi dung lượng sao cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Nói chung, nó là một hệ thống ít rắc rối, được tạo ra để giúp các doanh nghiệp tối đa hoá hiệu suất và năng suất và đạt được thành công trong thời đại cạnh tranh cao. Nếu công ty quyết định áp dụng công nghệ này, hãy cân nhắc những đặc điểm của nó và chuẩn bị kỹ lưỡng cho lực lượng lao động cũng như toàn bộ tổ chức sao cho việc thực hiện diễn ra thật dễ dàng.

——————–

Bạn nghĩ như thế nào về bài viết này? Hãy comment cho chúng tôi biết ý kiến của bạn nhé!

PRIMUS – FIRST CLASS JOBS ONLY