3 Thách Thức Phổ Biến Khi Quản Lý Nhân Viên Từ Xa Và Cách Vượt Qua (Phần 2)

Những trở ngại mà cấp quản lý cần phải vượt qua

Làm việc từ xa có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, lãnh đạo và nhân viên. Tuy nhiên, các cấp quản lý cần kiểm soát khoa học và quản lý nhân viên làm việc tại nhà một cách hiệu quả. Đây là những khó khăn mà cấp quản lý có thể gặp phải:

   1. Khó khăn trong quản lý kết quả làm việc

Dịch bệnh viêm phổi cấp đang thay đổi không chỉ về cách thức vận hành doanh nghiệp mà còn về cách các nhà lãnh đạo và nhân viên tự quản lý bản thân khi không có sự tương tác trực tiếp với nhau.

Một trong những thách thức của việc quản lý nhân viên từ xa là đảm bảo rằng họ hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, mang lại hiệu quả và đạt tiêu chuẩn của công ty. Đối với một số nhân viên, đây chỉ là vấn đề về việc cam kết hoàn thành nhiệm vụ và thực hiện đúng tiến độ. Mặt khác, một số người cho rằng chỉ cần tham gia vào công việc trong một khoảng thời gian nhất định trong ngày. Dù ở trường hợp nào đi chăng nữa, theo dõi hiệu suất làm việc của họ là điều khó khăn nhất. Điều này dẫn đến hai thách thức chính trong việc quản lý nhóm từ xa chính là đảm bảo mọi công việc được hoàn thành và đảm bảo nhân viên đang sử dụng khoảng thời gian của họ một cách hiệu quả và hợp lý.

   2. Giảm năng suất là việc

Quản lý năng suất của các thành viên không hiệu quả có thể dẫn đến làm giảm năng suất của cả nhóm. Một chiếc ghế sofa, một giấc ngủ trưa nửa ngày, series phim dài tập, trò chơi thực tế ảo hay rất nhiều những yếu tố khác có thể gây xao nhãng nhân viên trong một ngày. Không có gì bất ngờ khi các nhà quản lý lo lắng về năng suất của họ khi họ không có mặt tại văn phòng. Một căn bếp có đầy đủ các món ăn nhẹ, đi dạo nhanh quanh công viên và rất nhiều những hoạt động khác cũng có thể khiến họ mất tập trung. Thay vì mất một giờ để hoàn thành một nhiệm vụ nếu làm việc tại văn phòng thì họ có thể mất đến năm giờ với rất sự phiền nhiễu xung quanh.

   3. Khó khăn khi giao tiếp

Giao tiếp với một đội nhóm cũng giống khi chơi một trận bóng. Mọi câu hỏi, câu trả lời, mọi phê duyệt sẽ được ghi nhận lại từ xa. Điều này làm cho thông tin bị phân tán và khó có thể sắp xếp.

Khi làm việc từ xa đòi hỏi nhân viên phải cân bằng các nguồn thông tin giao tiếp khác nhau. Hiện nay, một số ứng dụng nhắn tin nhanh, phần mềm gọi video, công cụ quản lý dự án và email luôn sẵn sàng để bạn sử dụng. Bởi vì có quá nhiều kênh như thế nên không tránh khỏi việc các nhà quản lý lo lắng về việc nhân viên không thể cập nhật đầy đủ thông tin.

Nhà lãnh đạo có thể giải quyết những thách thức này như thế nào?

Để giúp những nhà quản lý dù mới bắt đầu với vai trò này hay đã có kinh nghiệm lâu năm, PRIMUS đề xuất một số các giải pháp sau để các nhà lãnh đạo có thể vượt qua những thách thức trên.

   1. Làm rõ và khẳng định lại KPI và vai trò cá nhân

Việc chuyển sang làm việc tại nhà là một cơ hội tuyệt vời để đảm bảo rằng mọi người đều thấu hiểu mục tiêu chung của cả nhóm, vai trò cá nhân cũng như KPIs hàng tuần hoặc hàng tháng và sự đóng góp của mỗi người vào kết quả chung. Điều này giúp mọi người hiểu khi nào họ có thể chuyển giao công việc sang đồng nghiệp thay vì người lãnh đạo với mục đích nhằm tránh những vấn đề mãi vẫn chưa được phê duyệt. Nhờ đó, khả năng giao tiếp của cả nhóm sẽ tăng lên và giúp các thành viên trở nên gắn kết hơn.

COVID-19 đã đặt ra những thách thức mới và hoạt động cạnh tranh giữa các doanh nghiệp. Do đó, các nhà lãnh đạo cần liên tục làm rõ các mục tiêu ở cấp độ nhóm và cá nhân để tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên hơn. Hãy nhìn lại danh sách các nhiệm vụ trong ngày vẫn chưa được giải quyết, khi ưu tiên công việc dựa theo mục tiêu đặt ra, cấp quản lý nên suy nghĩ cẩn thận về việc ai sẽ đảm nhận nhiệm vụ và đảm bảo các thay đổi về mục tiêu sẽ được truyền đạt tới toàn bộ nhóm.

   2. Thay đổi kỳ vọng

Trong thời gian cách ly, vai trò của người quản lý cực quan trọng. Người quản lý cần thay đổi kỳ vọng về cách thức thực hiện công việc và điều chỉnh phong cách của họ trong bối cảnh mới.

Hầu hết các đội nhóm đã quen làm việc với một quy trình chuẩn. Họ làm việc cùng nhau trong cùng một văn phòng, với cùng điều kiện làm việc và cùng một lịch trình. Các nhà lãnh đạo giỏi thường chỉ tập trung vào những điều đúng đắn. Vì vậy, trong khi xa cách xã hội, các nhà quản lý chỉ cần tập trung vào kết quả thay vì quá trình. Hãy cho phép các thành viên trong nhóm thực hiện trách nhiệm của họ một cách linh hoạt.

   3. Duy trì liên lạc trong môi trường làm việc từ xa

Trong giai đoạn này, mọi người cũng sẽ bắt đầu lo lắng về các mục tiêu doanh thu và kết quả đạt được. Người quản lý nên đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm luôn cập nhật kịp thời những thông tin hay sự kiện đang diễn ra bằng cách truyền đạt một cách minh bạch những gì ở cấp độ tổ chức.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng không có thành viên nào cảm thấy họ bị lạc lõng so với các thành viên khác. Chúng ta hãy luôn nhìn mọi thứ bằng theo hai mặt, giữ sự công bằng đối với tất cả mọi người và luôn chú ý và lắng nghe họ. Đồng thời, hãy tăng cường liên lạc với các thành viên bằng cách tham gia các cuộc họp thông qua các ứng dụng trò chuyện như Slack, Rocket Chat, Microsoft Team… và các dịch vụ hội nghị online như Zoom.

Mặc dù vẫn còn tồn tại một số thách thức nhưng có thể nói, làm việc từ xa mang lại một số kết quả nhất định miễn là các nhà lãnh đạo biết họ đang gặp phải vấn đề gì và có thể giải quyết những vấn đề phổ biến này. Nếu họ kiên trì, họ sẽ tận hưởng sự linh hoạt, tự chủ, cơ hội làm việc trong môi trường tốt nhất, năng suất cao hơn và có lẽ cũng có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống ngoài công việc.

Theo Harvard Business Review, Hubstaff

———————

Đây là tất cả gợi ý của PRIMUS để giúp cấp quản lý vượt qua các rào cản khi nhân viên làm việc từ xa. Hãy chia sẻ với chúng tôi nếu như bạn có thêm giải pháp khác cho vấn đề này.

>>> Quay lại phần 1 để hiểu rõ định nghĩa của làm việc từ xa và những lợi ích của phương pháp này.

PRIMUS – TOP MANAGEMENT JOBS ONLY